Met een kliko de bus in
Connexxion Projexx verzorgt het vervoer van grote groepen mensen rondom evenementen. Een van de opdrachtgevers is LOC7000, een evenementenorganisatie. Van april tot september is er sprake van topdrukte bij het bedrijf, met als climax: het driedaagse Lowlands Festival in Biddinghuizen met 55.000 bezoekers.
Michel de Reus (41) is Coördinator Vergunningen & Veiligheid bij LOC7000 Eventmanagement en is verantwoordelijk voor alle benodigde vergunningen, de veiligheid en mobiliteit. ‘Wij houden ons voornamelijk bezig met de facilitaire organisatie van grootschalige publieksevenementen zoals het concert van Coldplay op het Malieveld, het concert van de Red Hot Chili Peppers in Nijmegen, maar ook de Libelle Zomerweek en de landbouwbeurs Agro Techniek Holland. Bij de voorbereiding van zulke evenementen hoort ook het opstellen van een mobiliteitsplan; hoe komt het publiek naar de locatie, uit welke richting, waar zijn verkeersregelaars nodig of extra verkeersmaatregelen, is er voldoende parkeergelegenheid, moeten er extra treinen ingezet worden, hoeveel pendelbussen zijn er nodig enzovoorts.’
Totaalplaatje
‘We werken inmiddels al vele jaren samen met Connexxion Projexx en dat bevalt zeer goed’, vertelt Michel de Reus. ‘Projexx is niet de enige partij die evenementenvervoer kan uitvoeren. Maar het is wel een organisatie die kwaliteit levert en daarnaast uitvoerige en goed uitgewerkte plannen heeft klaarliggen in geval van calamiteiten. Dat totaalplaatje is voor ons heel belangrijk. Wij willen niet alleen goede service leveren aan de bezoekers, maar zijn ook verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid.’
‘Kleine zaken kunnen bij een evenement als Lowlands grote problemen veroorzaken. Een kapotte bus bij de ingang kan bijvoorbeeld de doorstroom van alle bussen blokkeren waardoor ook bij de NS-stations problemen ontstaan. In Flevoland bij Biddinghuizen waar het festivalterrein van Lowlands ligt, is de infrastructuur beperkt. Er gebeurde ooit een keer een ernstig ongeluk waardoor alles vast stond. Dan moet je snel kunnen schakelen. De bussen zijn toen met toestemming van de politie over het fietspad gereden, zodat de festivalgangers toch zo snel mogelijk bij het festivalterrein afgezet konden worden.’
Routine
‘Aankomst en vertrek van bezoekers zijn vaak de meest risicovolle momenten’, vervolgt Michel de Reus. ‘Je werkt naar die ene dag toe en krijgt geen herkansing; het moet gewoon in een keer en in een paar uur goed gaan. Het publiek wil zo snel mogelijk naar het festivalterrein en wil niet geïrriteerd raken door lange wachttijden, overvolle bussen of oponthoud in het verkeer. Om dat te realiseren is een betrouwbare partner als Projexx onontbeerlijk.’
‘Voor Lowlands hebben we in de loop van de jaren een uitgewerkt draaiboek gemaakt, dat elk jaar bijgesteld wordt. We hoeven voor een nieuwe editie van Lowlands nog maar twee keer bij elkaar te komen, de rest handelen we per mail af. Dat is natuurlijk wel anders voor nieuwe evenementen: dan zien we elkaar veel vaker. Zo werken we in september ook met Projexx bij het concert van Coldplay op het Malieveld in Den Haag. Dat is veel minder routinematig dan een project als Lowlands. Toch lopen we ook voor Lowlands het hele proces elk jaar opnieuw nog een keer samen door. We mogen natuurlijk geen enkele schakel vergeten en moeten zoveel mogelijk scenario’s voorbereiden en doorspreken. Wat als er een ongeluk gebeurt? Wat als een van de bussen kapot gaat en de weg blokkeert? Wat als de treinen niet rijden en de bussen naar een verder gelegen station op en neer moeten? Wat als er noodweer losbarst?’
‘Er zijn natuurlijk altijd gebeurtenissen waarop je niet kunt anticiperen; je moet altijd kunnen improviseren in geval van onvoorbereide situaties. We hebben binnen LOC7000 een intern Crisis Management Team, dat regelmatig getraind wordt op dit soort onverwachte gebeurtenissen. Maar ook Projexx is in staat flexibel in te spelen op allerlei onvoorziene situaties. We hebben er weer alle vertrouwen in dat de werkwijze van Projexx ook dit jaar zal resulteren in veilig en snel vervoer van en naar het festivalterrein. Wat er ook gebeurt.’
Lust voor het oog
‘Lowlands is een lust voor het oog’, zegt Michel de Reus tot slot. ‘Een fantastische mix van enthousiast publiek sjouwt op donderdag en vrijdag met rugzakken, tassen, kruiwagens en winkelkarren het terrein over om een plaatsje te vinden op een van de campings. En vanaf zondagavond sjouwt iedereen met zijn spullen weer richting uitgang. Daar staan de bussen van Connexxion klaar om de tienduizenden festivalgangers weer terug te brengen naar de trein.’
Drijvende kracht achter Projexx
Johannes Dijkstra (62) is manager Connexxion Projexx en staat in Nederland bekend als specialist grote evenementenvervoer. ‘Samen met LOC7000 ontwikkelen we voor ieder evenement een vervoersplan of we stellen een bestaand vervoersplan bij. Ik sta bij een festival als Lowlands op die locatie waar het op dat moment nodig is om bij te sturen. Dat kan bij de ingang zijn, maar ook bij een NS-station. Ik zorg ervoor dat alles goed is voorbereid en dat ik de communicatiekanalen op orde heb. Bij problemen kan ik met een paar telefoontjes over extra bussen beschikken.
Het publiek van Lowlands is heel gemoedelijk. Sommige festivalgangers komen aan met een bolderkar of een kliko waarin ze hun spullen vervoeren. Die schuiven we zo onderin een touringcar. Prachtig vind ik dat!’
